Компания не обязана нормировать расходы на топливо для служебных автомобилей. Это подтвердил Минфин в письме от 26.09.2019 № 03-03-07/74189.
Чиновники признали, что затраты на бензин относятся к прочим расходам и их можно списывать по факту (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). В кодексе нет ни слова о каких-либо нормах. Единственное условие — расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 НК).
На практике руководители утверждают нормы на бензин, чтобы водители не злоупотребляли и у инспекторов не было сомнений в обоснованности затрат. У контролеров не возникает претензий, если в организации действуют нормы расходы топлива Минтранса. Но свои нормы приходится утверждать на те автомобили, которых нет в минтрансовском перечне.
Компания должна самостоятельно решить, на какие нормативы ориентироваться. Вариантов может быть несколько.
Например, возможно учитывать ГСМ в пределах затрат, установленных: Методическими рекомендациями Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р; производителем автомобиля в документах к нему; отраслевыми документами для специализированной техники (например, в лесном хозяйстве применяются нормы из Приказа Рослесхоза от 13.09.99 № 180).
Также компания вправе самостоятельно установить нормы для служебного транспорта. Для этого необходимо провести контрольный заезд и составить акт о ее результатах. Установить собственные нормы расхода топлива в 2020 году выгодно, если расход ГСМ больше, чем в нормах Минтранса. Как показывает практика, чаще всего компании используют нормы, которые привел Минтранс. Причин этому несколько: перечень марок автомобилей наиболее полный и периодически обновляется; налоговики признают эти нормы обоснованными для списания ГСМ; не нужно тратиться на проведение замеров или оплату услуг специалистов для создания собственного документа с нормами.
Не верьте всем разъяснениям налоговиков, даже если вам отвечают официально — с датой и номером, подписью ответственного. Нередко мнения из регионов расходятся с позицией ФНС, что может привести компанию к штрафам. “Учет. Налоги. Право” разобрала несколько писем с опасными трактовками и выяснила, как поступить с противоречивыми разъяснениями. Есть среди них и разъяснение про подтверждение транспортных расходов.
Списание ГСМ по нормативам Минтранса в 2020 году Нормы списания ГСМ Минтранс утвердил для транспортных организаций. Но применять их могут компании и из других отраслей деятельности. Для этого нужно только издать приказ, в котором установить признание расходов в пределах норм из этого документа.
Приказ об утверждении норм расхода топлива на 2020 год Нормы расходования топлива на 2020 года от Минтранса РФ.
В последний раз их обновляли в сентябре 2018 года. Еще Минтранс поясняет, в каком порядке рассчитывать нормативы для работы. Базовые нормы можно скорректировать на специальные коэффициенты. Это связано с тем, что машина расходует топливо по-разному в разных условиях — в теплое и холодное время года, при езде по пробкам и по свободной дороге.
При последней редакции ведомство добавило в расчет еще один коэффициент, который зависит от срока эксплуатации транспорта. Пример расчета лимита для легковой машины по правилам Минтранса. Для автомобиля Renault Logan 1.4 базовая норма на 100 км составляет 7 л. Пробег по данным путевого листа — 70 км. Автомобиль эксплуатируется в городе, с населением 200 тыс. человек, что дает надбавку к нормативу в 10%. Учитывая зимний период, норматив нужно увеличить еще на 15 %. Норматив расхода ГСМ для данного автомобиля составит: 6,125 литров [0,01 × 7 × 70 × (1+0,01 ×(10+15))]. На списание ГСМ нормы расхода топлива закрепите в приказе вместе с используемыми коэффициентами. В нем можно сразу привести зимние и летние данные.