Во время работы любой организации образуется поток поступающей и исходящей документации. Определенная ее часть относится к важным документам и требует длительного хранения в архиве.
Как сохранить бумажные документы?
Законодательная база
Росархив утвердил обновленные требования к срокам, как вести учет, комплектовать, организовать хранение документов в архиве с целью их последующего использования согласно приказу № 77. Требования вступили в силу с 2023 года.
В законодательстве подробно указаны детали сроков хранения документов:
- в перечне приказа № 236,
- в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ),
- в законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ),
- в федеральном законе № 54-ФЗ,
- в Налоговом Кодексе России,
- в различных ведомственных документах.
Система хранения рабочих документов может потребоваться для проверяющих организаций и самой компании:
- ФНС может запросить у компании любой документ из архива во время проверки работы организации или ее партнеров. Например, бумаги по сделкам с контрагентами для экспертного анализа.
- Сотрудники инспекции по труду могут проверить работников компании и их официальное трудоустройство. На каждого, кто числится в штате, в архиве должны храниться документы — личное дело, трудовой договор и другие.
- Работникам, которые числятся в штате организации, могут потребоваться различные справки, например, об уровне их средней заработной платы, величине стажа и другие.
Передача в архив
Документы могут быть:
- Текущие — по которым ведется делопроизводство, то есть по заключенным с контрагентами договорам еще не истекли сроки действия. Документы хранятся в офисе организации в сейфе или шкафу. К ним не выдвигается особых требований.
- Архивные. Если сроки таких документов небольшие, то их уничтожают. Остальные позже передают в систему длительного или постоянного хранения.
При определении документов на хранение учитывается их статус. Одни деловые бумаги могут храниться временно и позже их могут утилизировать, а для других организуют длительное или постоянное хранение.
Важно: хранить деловые бумаги — обязанность организации.
Документы становятся архивными не ранее чем через год и не позже 3 лет после окончания работы с ними по п. 47, приказ № 77. При длительном сроке хранения документы достаточно хранить в том подразделении, которое занималось их оформлением.
Чтобы правильно структурировать документацию компании при организации хранения бумаг, важно сделать следующее:
- Все важные бумаги сгруппируйте в отдельные дела по разным признакам: функциональному, структурному, тематическому, а также с учетом сроков хранения.
- Все дела сложите в порядке хронологии, присвойте индивидуальные номера и надежно прошейте.
- Сделайте подробную опись.
- Составьте лист-заверитель, в котором нужно прописать, сколько в деле листов, и есть на них физические повреждения.
Бумажное дело для архива не должно превышать в общем объеме 250 листов, а папка с документами должна быть не более 4 см.
При хранении документов важны два правила:
- Документы в архиве должны сохранять целостность и читабельность в течение всего срока хранения, причем не только слова и цифры, но и проставленные на них печати или подписи. При повреждении их надо заблаговременно восстановить.
- Любые документы архива по требованию проверяющих органов должны быть найдены в короткие сроки, например, на запрос налоговой ответ надо предоставить в течение пяти суток.
При передаче документов для архива следует соблюдать определенный график, который согласован и утвержден руководителем компании. При приеме на хранение архивных документов должны присутствовать сотрудник компании и работник архива. Они заверят опись передаваемых бумаг, где указаны:
- дата, когда переданы документы в архив;
- количество принятых документов;
- подписи сотрудников, ответственных за передачу.
Хранить документы в архиве можно двумя способами:
- Компании самостоятельно организуют отдельное помещение для архива, где учитывают все требования пожарной безопасности.
- Отдать на хранение важные документы тем компаниям, которые создают архивы, для этого нужно заключить с ней договор.
Нельзя хранить документы ниже уровня земли и в подвалах. Если архив документов небольшой, то бумаги можно хранить в специальных шкафах в офисах.
Сроки нахождения деловых бумаг в архиве
Организация хранения документов начинается с инвентаризации всех деловых бумаг, чтобы определить временной интервал их хранения в соответствии с утвержденным перечнем Росархива для всех типовых видов документов.
Основные группы документов, которые подлежат длительному хранению в архивах:
- Документы по бухгалтерскому учету и налоговой отчетности. В законодательстве есть четкий перечень требований для хранения таких документов. Например, для бухгалтерских документов указан пятилетний срок, если организация уже прошла проверку. Тогда как бухгалтерский баланс и все приложения к нему нужно обязательно хранить до тех пор, пока эта организация работает..
- Для хранения кадровых документов также определены достаточно длительные сроки, что прописано в законодательстве. Потому данные по сотрудникам, приказы о приеме их на работу в организацию, о повышении или переводе в иное место, документы о заработной плате, приказы об увольнении из компании и прочие документы по личному составу обязаны храниться в архиве до 75 лет, если они оформлены до 2003 года, и до 50 лет, если оформление было сделано позже.
- Четкие сроки хранения других документов также прописаны для всех видов договоров и соглашений с контрагентами.
Существуют общие правила системы хранения: срок хранения начинает исчисляться с начала следующего года после завершения делопроизводства. Например, был заключен договор с поставщиком в июне 2021 года, выполнены все условия и сотрудничество завершилось в августе того же года. Тогда срок хранения такого документа начинает свой отсчет с 1 января 2022 года.
Важно: даже руководитель организации не может утилизировать архивные документы раньше положенного срока.
Для того, чтобы продлить срок архивных документов, созывают экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Именно она должна подтвердить целесообразность сохранения бумаг. Если документы действительно важны для компании, то эксперты установят иные сроки.
Эта же комиссия привлекается для уничтожения устаревшей документации, когда истекает их срок хранения.
Хранение электронных документов
Организации активно переходят на ЭДО. Это обусловлено выгодой с точки зрения экономии ресурсов и ускорения поиска в архиве документов. Технологии позволяют структурировать и систематизировать информацию по различным параметрам, а также оптимизировать поиск важных бумаг. В субъектах России разработан вариант единой системы ЭДО государственных органов власти.
При хранении документов на электронных носителях значительно снижается количество повреждений и потерь. Система хранения электронных документов в архиве помогает помочь в решении таких проблем.
Важно помнить, что в законодательстве прописаны требования для бумажных и электронных документов. ЭД также создают, используют, а затем оформляют на длительное хранение или уничтожают в соответствии с перечнем, который утвержден в законах.
Независимо от вида носителя, после завершения делопроизводства документами архива становятся счета-фактуры, бухгалтерская и финансовая отчетность, соглашения, контракты и договоры.
Важно: за хранение и учет документов на бумаге и в электронном виде отвечают разные сотрудники. Например, архивом с бумажными документами может заведовать назначенный руководителем сотрудник, а электронным — глава IT-отдела.
Организация обязана передать в архив электронные документы в те же сроки, что и на бумажном носителе.
При передаче на длительное хранение электронных документов нужно сделать следующее:
- Указать цифрами и написать прописью точное количество электронных документов.
- Проставить под указанными цифрами подтверждающие подписи сотрудника архива и работника компании, что проводил передачу электронных дел.
- Заверить электронной подписью руководителя акт передачи.
Для сохранения электронных файлов создана система хранения электронных документов (СХЭД). Росархив имеет такую систему. Организация может сделать собственную, а может предать ЭД на хранение операторам ЭДО.
Сотрудник, который принимает в систему хранения ЭД на длительное архивирование, должен сделать проверку на:
- Качественное воспроизведение.
- Вирусы и вредоносные программы.
- Подлинность ЭП, которыми подписаны документы.
- Техническое состояние носителей электронной информации.
ЭД передаются в систему хранения на жестком диске или флешке. Это происходит, когда:
- Материалы невозможно перезаписать в СХЭД;
- Документы не значимы юридически;
- Доступ к документам ограничен гостайной.
Во всех остальных случаях ЭД удобно хранить в СХЭД — специальном ПО, которое отвечает всем требованиям безопасности. Оно полностью совместимо с подобными системами государственных и муниципальных информационных архивов.
Архивный ЭД — не просто один электронный файл. В него входит определенный набор данных:
- основная часть ЭД должна быть в формате PDF/A;
- файлы подписей в электронном формате;
- описание со сведениями по п. 141 Правил № 77.
Компания может передать документы на хранение в стороннюю систему хранения по договору, чтобы не заниматься созданием своей СХЭД.
Важно: архивирование документов для постоянного хранения — обязанность компании, а не оператора электронного документооборота. Однако подключение к сервису ЭДО может упростить организацию электронного архива.
Законодательство РФ разрешает хранить ЭД с электронной подписью, сохраняя юридическую силу документов. Однако те документы, которые не были изначально созданы в электронном виде, а были на бумаге, нельзя сразу уничтожить. Придется ждать срока окончания хранения в обоих вариантах все то время, что определено законом.
Основные правила архивирования деловой документации:
- Важно хранить информацию минимум на двух разных электронных носителях — жестком диске и в облачном хранилище.
- Компания должна иметь соответствующее ПО для прочтения, обработки и распечатывания данных документов.
- Обеспечить безопасность и конфиденциальность информации.
- Раз в пять лет проводить ревизию.
Ответственность и штрафы
Если были нарушены требования по хранению важной деловой документации, ООО или ИП грозят штрафные санкции:
- Если нет требуемой бухгалтерской отчетности — штраф от 3 тыс. рублей до 5 тыс. рублей для ИП, от 5 тыс. рублей до 10 тыс. рублей для компаний.
- Компания не отчиталась в налоговую за один налоговый период — штраф 10 тыс. рублей, а за отсутствие таковых сразу за несколько периодов — 30 тыс. рублей. Если проверка выявит, что это нарушение привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 20% от неуплаченной суммы, но не менее чем 40 тыс. рублей.
- Компания не предоставила документы из архива — 10 тыс. рублей для ИП и ООО.
- Организация не предоставила документы по работе с контрагентом в рамках проверки — 5 тыс. рублей за первое нарушение, при повторном нарушении — до 20 тыс. рублей (п.1 ст. 129.1 НК РФ).
- Было нарушено требование по хранению личных документов сотрудников — от 1 тыс. рублей до 5 тыс. рублей для ИП и от 30 тыс. рублей до 50 тыс. рублей для ООО (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).
С системой электронного архивирования можно хранить важную информацию, а еще значительо экономить место и средства на покупку бумаги.
Такой вариант хранения очень ценят небольшие компании, у которых нет собственного архивного помещения. Однако даже такой вариант имеет свои недостатки, потому любой носитель информации может размагнититься или повредиться.
Ответственный сотрудник должен проверять техническое состояние накопителя каждые 5 лет. Также важно регулярно обновлять документы архива, если изменился формат воспроизведения, например, когда компания перешла на более современное оборудование.
https://rb.ru/story/pravila-hraneniya-dokumentacii/