Решение о том, какой порядок передачи дел между бухгалтерами, по нашему мнению, должен принимать руководитель компании. Мы вообще исходим из того, что ответственность за всё, что есть и чего нет в компании, в конечном итоге лежит именно на директоре. «Я в учете ничего не понимаю» — это та фраза, которая должна быть убрана из лексикона руководителя навсегда. Поэтому ответы на вопросы, где база 1С, какой логин и пароль, кто администратор, где отчетность складируется и хранится, логин и пароль от личных кабинетов, где ведется диалог с ФНС, должны быть у руководителя, как бы мало времени у него не было на это.
1. Доступы.
Отдавать на откуп базу 1С бухгалтеру нельзя. Права администратора должны быть у руководителя, а у бухгалтера – доступ. И никак не наоборот. Но доступ должен быть таким, чтобы бухгалтеру не надо было ждать по часу, пока база загрузится. Обеспечьте круглосуточный бесперебойный доступ к главному инструменту бухгалтера.
2. Организация.
Если бухгалтерия на аутсорсе, то в договоре должно быть указано, в каком порядке, как часто и кто именно должен выполнять выгрузку из базы данных для предъявления руководителю. Если база находится в вашем офисе, то права администратора оставьте за собой. Чтобы передать права и забрать можно было без труда.
3. Место.
Вся первичка должна храниться в том месте, к которому у руководителя есть беспрепятственный доступ. Передавать оригиналы первички на хранение бухгалтеру , который работает дома, так себе идея.
4. Процедуры.
Дайте просмотровый доступ к онлайн-банку своему бухгалтеру. Право подписи оставляйте за собой.
5. Отчетность.
Сделайте так, чтобы у вас всегда был доступ к сданной финансовой отчетности. В полном объеме. И желательно с описью.
Сложно? Нет. Достижимо? Да. Нужны усилия? Конечно. Но тогда при передаче дел не придется плакать.