25 ноября 2022

🛠 Как быть с копиями личных документов сотрудников при их увольнении?

У работодателя хранятся вне личных дел такие документы, как копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании. Что необходимо делать с копиями данных документов при увольнении сотрудника?
Вопрос задан в контексте закона № 152-ФЗ, поэтому ответ ищем там.
Если сохранение персональных данных не требуется для целей их обработки, оператор обязан прекратить обработку и уничтожить их в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных.

Для этого оператору предоставляется срок, не превышающий 30 дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между оператором и субъектом. При отсутствии возможности уничтожить персональные данные в 30-дневный срок, оператор должен их блокировать и обеспечить их уничтожение в срок не более чем 6 месяцев.
Закон не регламентирует процедуру уничтожения персональных данных. Главное – сделать так, чтобы стало невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных. Порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором самостоятельно.

Это делается комиссией или должностным лицом на основании приказа. Обычно это делается через оформление акта о прекращении обработки персональных данных или фиксируется в журнале.

💡Подготовлено на основе  размышлений по этому вопросу специалистов системы Гарант